对于大多数企业家来说，公司记录保存是工作中最不有趣的部分。当你经营一个不断增长的企业时，为了专注于销售、客户满意度和新产品开发，你很容易忽略一些行政手续。
然而，出于法律和战略原因，保持公司记录的顶部至关重要。
因此，如果您将公司重新运营为公司，S公司或LLCand准备进行公司记录保存，那么您应该知道的是:
为什么你应该保持良好的公司记录
首先了解为什么公司记录保存很重要，这使得腾出时间来完成这项任务变得更加容易。简而言之: 如果你不这样做，你会意识到会发生什么。
首先，了解这些记录在帮助您维护针对诉讼和债权人所需的 “公司面纱” 保护方面的作用。如果有人起诉您的企业，他或她可能会试图刺穿您的公司面纱，并表明您的企业未按照州法律遵循适当的公司手续。
完成此操作后，此人可能会尝试将您的个人资产作为和解的一部分。
您成立公司或有限责任公司的主要原因之一是保持有限责任的盾牌，因此您需要通过适当的公司记录来保护有限责任。不要给原告或法院任何理由质疑贵公司的合规性。
除了公司的面纱，还有其他保持良好记录的原因: 例如，美国国税局可能会要求公司记录。您可能需要出示书面证据 (会议记录)，证明您的公司批准了一项重要决定，例如更改其会计年度或选举S公司地位。
保持准确的公司记录的另一个关键原因是，如果你想出售公司。潜在的购买者通常希望检查您的记录以确定过去的表现。不良或不完整的记录可能会降低公司的价格。
你需要跟踪什么
关于记录保存的州规则各不相同。一般来说，公司比有限责任公司有更多的国家规定，可能必须在其营业地点保留以下要求:
公司章程 (您在首次组建公司时提交的文件) 向国家公司章程提交的任何修订，阐明您将如何操作公司年度报告董事和官员的姓名和地址股东的姓名和地址，包括股东和董事会议的任何行动/决定的股份数量和类别文件 (会议记录)虽然有限责任公司的州要求较少，但许多州确实有有限责任公司的记录保存规则，并且可能要求您在营业地点保留以下记录:
成员和经理的名称和地址组织章程 (您在首次组建LLC时提交的内容) 与州运营协议一起提交的任何修订各州在特定的记录保存要求方面有所不同，包括有关您必须保存记录多长时间以及如何存储记录 (数字或纸质) 的详细信息。请记住，如果你扩展到其他州，你也需要遵循这些州的记录保存规则。
保持适当的会议记录
围绕公司记录保存的大多数问题都与会议记录有关。公司必须保留会议记录 (同样，各州的具体要求各不相同)。除非运营协议中规定了此任务，否则llc不需要保留会议记录。
会议记录作为公司活动的正式记录。它们记录了影响公司的主要投票、决议和交易，以及:
新官员或董事的选举股票薪酬的发放增加对长期租赁、集团健康计划或其他影响公司财务决策的决定的批准，如商业贷款、出售资产、选举和公司税地位或收购另一家企业的年度董事和股东会议会议记录不需要包括每一个微小的细节，也不需要像律师写的那样阅读。保持语言简单，坚持基本事实。从本质上讲，会议记录应该作为贵公司的机构记忆。与任何类型的文档活动一样，最好在会议结束后立即记录会议记录，而所有细节仍然是新鲜的。典型的分钟包括以下基础知识:
日期，时间和位置点名 (谁出席，谁缺席) 议程项目以及它们是否被收件人投票 (记录每个个人如何投票以及谁弃权)你不需要向州政府提交会议记录。相反，它们应该与您的其他公司记录一起保存至少七年。股东、高级管理人员和董事有权根据 “合理要求” 审查会议记录。
坚持您的公司会议记录的基本格式 (在线查找模板)，您将更有可能使记录保存成为另一个常规业务流程。
一张唱片只需要几分钟就能完成。良好的记录将有助于使您的公司遵守州法律，并保持您的公司面纱完好无损。