如果你是一家初创公司的创始人、现有企业的经理或参与销售，会议是一种必要的邪恶。当尝试与您的团队或潜在客户预订会议时，情况确实如此。您发送邀请，他们要么拖着脚回到您身边，要么拒绝会议。
怎么回事？他们没有意识到会议有多重要吗？老实说，他们可能会。或者，他们只是太忙了，没有时间安排一个小时的会议。
好消息是，你可以按照这五个建议尽快纠正这个问题。
会议的目标是什么？
在你开始把会议放到日历上之前，后退一步，想想会议的目标。考虑到普通的会议参与者要么是白日梦，要么是跳过，要么是困倦，你想确保他们有正当的理由在那里。
通常，您应该在日历上预订的会议类型为:
项目会议。信息共享会议。决策和解决问题。协作会议。创新和激励会议。无论会议是否属于这些类别，请遵循这些准则，以确保您的会议不会浪费时间。
明确会议的目标。换句话说，知道你想从会议中得到什么。你的目标应该告诉你谁应该参加会议。大多数时候，你不需要邀请你的整个团队。根据经验，尝试遵循Google将会议限制为八个人的规则。使会议成功需要什么？确保您提前提供这些笔记，文件或讲义。会议必须何时举行？考虑时间表，预算以及团队或客户的时间表。考虑会议时间。稍后你会更详细地讨论这个问题。但是，建议您尽可能缩短时间，不要占用分配的时间。最后，为会议创建一个议程并将其发送给与会者，以便每个人都在同一页面上。这在创业时至关重要。将会议安排在星期二下午
会议安排在星期一早上并不少见。但是，根据一项调查，安排会议的最佳日期和时间是星期二下午。
来自石英:
“根据英国公司YouCanBookMe的一项研究，如果您想确保每个人都能在那里，最好的见面时间是星期二下午。该公司处理了来自200万多个对530,000个邀请的回复的数据，并得出结论，下午2:30星期二是大多数人有空的时间。”
有趣的是，YouCanBookMe的联合创始人布里奇特·哈里斯 (Bridget Harris) 表示，该公司在下午3点星期三举行了一次全体会议。她说: “到周三的午餐时间，他们已经有两天的时间来尝试他们想做什么。”
与此同时，你不想在下午晚些时候或周五人满为患的时候安排会议。
将会议保持在15分钟。
会议的主要抓手之一是长度。我们都很忙，不想让我们的日程被会议打断。这解释了为什么玛丽莎·梅耶 (Marissa Mayer) 安排了10分钟的会议，而percolate的团队将所有会议的默认时间设置为15分钟。
这背后也有一些科学。我们的注意力跨度不会超过15分钟左右。实际上，这就是为什么每次TED演讲都不超过18分钟的原因。这里有一些ecaledar管理技巧，可帮助您弄清楚如何与多年来与您一起工作的各种人员一起做到这一点。
消除不必要的会议。
人们发现你一半的会议都是浪费时间。难怪人们会跳过它们。但是，你可以通过以下方式确保你的会议富有成效，值得参加:
不需要像每周签到那样重复日历邀请。准备好了。如前所述，在会议之前与与会者共享任何相关信息。避免大型小组会议。考虑参与者的日常节奏。通过要求您的团队关闭他们的智能手机来消除干扰。注意并允许其他人分享他们的想法。