作为一家媒体公司的CTO，在探索新技术时，我的职责是进步。同时，我需要确保不会被管理数据消耗的许多选项所淹没。
在知识型经济中工作的每个人都依靠电子邮件或办公生产力软件来完成日常运营。除了电子邮件，我的日常工作还围绕创建，管理和访问文件或文档。任何提高我执行此操作能力的工具都会对我的效率产生重大的积极影响。
我在某一天负责的项目和任务决定了我需要的文件。在一个受信任的中央系统中密切关注我的日常任务有助于我管理我的工作流程。而且，任何可以减轻信息过载负担的工具或服务都是非常有益的。应该使用技术来帮助消除分散注意力的噪音，以免拖累您的生产力。
我每天使用以下三种工具来帮助访问文档，跟踪我在做什么，并使我的生活自动化:
1.使用Google Drive，Dropbox，Skydrive和Box存储文档。如果您是技术爱好者，希望这些都是显而易见的，您可以跳过此部分。如果没有，并且您还没有开始依赖这些服务作为文件存储解决方案，那么这对您来说绝对至关重要。停止将文件存储在笔记本电脑，台式机，平板电脑或手机上。我赖以生存的口头禅 -- 并一直在推动我作为CTO的角色 -- 是使用任何设备随时随地访问数据。如果你的文件存储在你留在家里的笔记本电脑上，你不能这样做。
Google Drive是我的个人和专业数据中心。Dropbox、Skydrive和Box都提供相同的功能。我不将任何数据存储在我的设备上，从而消除了在工作中需要它的一些文件时丢失设备，损坏设备或将其留在家里的恐惧。基于云的数据存储的美妙之处在于，我总是可以访问它。
关于这些服务可能会崩溃或不那么安全的论点是软弱和近视的。我们谈论的是像谷歌和微软这样拥有数千名最佳工程师的公司。他们在基础设施上投资了数十亿美元。我很确定您的内部系统的安全性要差得多-对您的IT团队没有冒犯。
2.用Todoist跟踪日常任务。有很多方法可以跟踪您的日常任务，最久经考验的是显示器上的便签。但是，由于您是企业家和创新者，因此您需要可以从任何地方访问的数字产品。
我严重依赖的解决方案是Todoist。我不需要任何花哨的东西，我只需要简单，干净和实用的东西。Todoist是一个web服务，可通过任何浏览器访问。界面简单，直观，并且在所有设备上都是统一的。现在，我可以在Macbook，Chromebook，Android手机，ipad和Nexus 7上创建，检查和更新任务。最好的部分是电子邮件创建任务。我曾经在收件箱中用标签 “待办事项” 或 “跟进” 标记电子邮件。现在，我将其转发到我的Todoist电子邮件地址，并创建了一个任务供我跟踪。
3.使用IFTTT使您的日常工作自动化。IFTTT的名字与 “礼物” 押韵，是我个人数字生态系统的无名英雄。我只是最近才开始使用它，并且在很短的时间内，它已成为必不可少的。IFTTT是 “if this，then that” 的首字母缩写，简单的解释是它充当您的数字瑞士军刀。例如，当我更新我的Facebook个人资料照片时，IFTTT会自动将我的Twitter个人资料图片更改为相同的新照片。我还可以将其设置为自动将Gmail中的每个电子邮件附件保存到Dropbox。或者，当天气预报说要下雨时，如何接收电子邮件或短信。如果我在家里丢了手机，我可以给IFTTT发一封电子邮件，触发一个打电话给我的手机的服务。你明白了。
这项服务的强大之处在于极大的灵活性，可以创建和使用任意数量的 “食谱” 来定制适合您特定需求的解决方案。目前有70多个 “频道” 可供使用，包括Twitter、Facebook、电子邮件、电话、纽约时报、短信等。如果您不使用此服务，则需要从今天开始，因为它将大大改善您的数字生活。
压你的数字信息每年呈指数级增长，但帮助你管理的工具和技术也在快速发展。利用正确的工具对你作为企业家的成功至关重要