天空中的城堡。白日梦。傻瓜的天堂。它们都意味着一个无法实现的幻想，对许多人来说，这就是最终达到 “收件箱零” 的想法。
根据Adobe Campaign的一项调查，在美国，每个工作日，白领工人花费约5.4小时查看电子邮件。与其他任何年龄段的人相比，年龄在18至34岁之间的人倾向于在锻炼期间，与朋友一起吃饭甚至开车时查看电子邮件。
那么，为什么电子邮件如此 “时间烂”？杜克大学 (Duke University) 心理学和行为经济学教授丹·阿里利 (Dan Ariely) 说，首先，电子邮件会根据到达时间来设定一天的议程，这不是对任务进行分类的准确或有效的方法。实时通知也效率不高，因为它们通常会分散对手头工作的注意力。由于人们经常在旅途中查看电子邮件，因此他们倾向于在以后有时间回复之前不必要地多次阅读每条消息。
好消息: “收件箱零” 是可能的 -- 每天节省数小时的时间以提高生产率也是可能的。这是您修改电子邮件策略的指南。
1.把电子邮件想象成蜗牛邮件。
想象一下每隔几分钟收到一封蜗牛邮件，然后立即打开每封信。效率低下，对吧？按照普通邮件的工作方式，人们每天收到一批邮件，这意味着他们检查一次，并立即决定丢弃什么和标记什么。
《18分钟》一书的作者彼得·布雷格曼 (peter Bregman) 说: “我们不是那样发电子邮件的。”找到你的焦点，掌握注意力，完成正确的事情。“我们这样做就好像邮递员只是坐在那里，每分钟都在拍你的肩膀，然后在你耳边按铃。”
更糟糕的是，想象一下打开一封邮件，阅读它，关闭它，把它还给邮递员，然后说，“一会儿还给我，” 布雷格曼说。当我们在旅途中阅读一封电子邮件而没有时间回复时，这基本上就是我们正在做的事情。
2.坚持预定的电子邮件会话-并关闭通知。
改变电子邮件策略的第一步是停止实时检查它。承诺每天打开收件箱不超过3次-在一天的开始，中间和结束时。当你检查你的电子邮件时，仔细地做 -- 坐下来，集中注意力，全神贯注。
德保罗大学心理学教授约瑟夫·R·法拉利 (Joseph R. Ferrari) 说，首先，尽一切可能删除。立即回答任何可能的问题，将需要保存在相应的收件箱文件夹中的文件邮件，然后关闭收件箱，直到下一个计划的时间。
为了使这一策略发挥作用，重要的是要确保你的收件箱始终关闭，除了你计划的特定时间。这也意味着没有通知-关闭手机上的新消息警报和图标徽章。这样，您就不会在预定的会话之间查看电子邮件。
3.利用收件箱过滤器。
Ariely对他的电子邮件进行了四种不同的排序方式-“现在”，“每天”，“每周” 和 “一天”-他为发件人设置了收件箱规则，发件人进入每个部分。例如，来自 “纽约时报” 的消息可以进入 “每日” 文件夹，而他可以每周查看亚马逊的促销活动和运输通知 -- 但Ariely只检查他的 “一天” 部分，即航班或他有额外的停机时间。
设置自己的过滤器。在Gmail中，只需在收件箱中搜索一些东西 -- 例如，投资者的名字。接下来，单击 “更多”，“使用此搜索创建过滤器”，然后选择您希望过滤器执行的操作 (例如将投资者的电子邮件发送到 “现在” 文件夹)，最后，单击 “创建过滤器”。此策略有助于节省时间和精力，因为您可以根据消息的紧迫性来引导您的注意力。
4.“总是关门。”
布雷格曼说: “他们说销售人员，'总是关门'。”“你应该用同样的方式来看待你的电子邮件。我该怎么做才能回复一封电子邮件，而不是再为25个人创建7封电子邮件？“
那可能是拿起电话给某人打电话，而不是来回多次安排会议。这可能意味着将不必要的收件人从线程中删除，或者一旦达到目标，就可能最终结束对话。对您发送的每条消息都要有意识，并始终牢记相同的目标-防止不必要的来回走动。