根据自由职业者工会的数据，5400万美国人被认为是独立工作者，这个数字预计到2017年才会上升。现在我们又到了一个纳税季，近三分之一被认为是自由职业者的美国人必须制定一个流程，让他们能够有效地跟踪开支和其他重要的商业文件。适当的费用管理确保自由职业者得到与工作相关的费用的补偿，并允许他们最大限度地减少税收，同时在审计时保护自己。
虽然有效的费用管理对任何自由职业者的业务都是至关重要的，但丰富的可用技术和不同的技术使得自由职业者很难制定出一个最适合自己需求的统一工作流程。
业务文档中的数据对于正确的费用报销和税务申报至关重要，因此自由职业者的工作流程能够从多个来源收集数据非常重要，包括电子邮件收据和纸质发票。由于今天的移动技术，不再需要笨重的扫描仪。现代的费用管理解决方案可以把智能手机的摄像头变成移动扫描仪。有了合适的移动应用程序，自由职业者只需抓拍一张商业文档的照片，就可以提取出重要的数据点，比如发送到会计软件的总数、日期和供应商名称。
许多自由职业者工作的企业都依赖于强大的会计软件®，比如QuickBooks或Sage，因此他们必须考虑一个与市场上最流行的会计软件直接集成的费用管理系统。会计软件集成促进了简化的数据输入过程，让自由职业者心平气和，知道正确的信息被放入正确的数据字段。
自由职业者的费用跟踪工作流在云中发挥作用是很重要的。考虑到大多数自由职业者都是在家庭办公室外或下班时间工作，他们需要随时查阅最重要的商业文件——无论是坐在小货车里等孩子放学，还是在午夜点着急需的一杯酒。除了易于访问之外，云功能还允许自由职业者更好地与客户协作，确保他们总是在同一个页面上。
更先进的费用跟踪解决方案甚至允许自由职业者分配收据和其他文件的税种。通过从初始输入中分配税种，自由职业者可以在使用税务软件（如Turbo tax）时节省®宝贵的时间，或者通过取消会计师或簿记员收取费用执行的特定流程来节省辛苦赚来的钱。
随着自由职业者实施他们的费用管理流程，重要的是，他们总是采取一个整体的观点，他们的方法，并继续调整他们的过程，以便一个高效和精简的工作流程是发达国家。自由职业者在管理开支时不能停滞不前。一旦税收季节结束，自由职业者已经提交了他们的税收，审查过程中的痛点，以及如何补救是至关重要的，以促进更有效的工作流程。
获得提供不同服务和解决不同缺陷的最先进技术意味着对自由职业者的费用管理没有“一刀切”的方法。随着自由职业者建立和扩大他们的业务，他们应该考虑新的工具和技术，能够与他们不断增长的业务规模。