如果你从事商业的时间足够长，你可能听过这样一个笑话: 企业家是唯一一个每周工作40小时的人，这样他们就可以为自己每周工作80小时。这总是让人咯咯地笑，但事实是，除非你能在成长过程中有效地取代自己，否则你不仅会被连续几个小时磨砺，而且还会限制你业务的潜力。
最终，每个企业家都面临着两难的境地。您不能独自完成所有任务，但是您也担心，如果您移交任务，它们将无法以正确的方式完成。也许您甚至雇用了一些人来减轻一些压力，但仍在努力寻找一种有效的工作方式。好消息是，通过创建系统，您可以替换自己，并为自己真正热衷的事情腾出时间。
什么是系统？
大多数人错误地认为系统是一些巧妙的技术，或者是只有大企业才需要的僵化的东西。但是，构建良好的系统可以通过使工作流程更顺畅并给所有者更多的自由来帮助任何企业。在最简单的形式中，系统是三个关键部分的组合。一旦你理解了这三个部分是如何相互关联的，你就可以为几乎任何东西创建一个简单的系统。
系统 = 人员处理工具
人们 -- 谁负责做这件事？
流程 -- 他们需要遵循哪些步骤或准则才能完成？
工具 -- 他们需要什么才能完成任务？
如果您缺少这些部分中的任何一个，或者它们没有明确定义，则最终将进行损害控制。让我们看一个简单的例子: 管理你的日历。
人们-你的助手。
流程-概述何时需要某些类型的会议，何时需要将时间用于高价值活动等。
工具 -- 您的日历或计划软件。
现在，对于一个稍微复杂的例子: 管理客户服务。
人员-虚拟助理或客户服务代表。
流程 -- 关于何时使用什么响应的清晰文档。对响应时间以及事情如何升级以及向谁升级的期望。
工具 -- 收件箱、任务管理或服务台软件。
用系统代替自己的关键是要意识到这三个部分都需要到位。许多企业主和企业家将精力投入到人员和工具中，但未能加强他们的流程。如果没有第三个难题，他们的系统就无法以最佳方式运行。
创建质量流程
没有一个明确的过程，把任务交给别人总是很困难的，不管你的人或工具有多好。幸运的是，有一个简单的策略可以确保您的流程清晰明了: 在完成任务时记录屏幕。(这也很有用，有一个笔记本方便地记下任务中没有显示在屏幕上的任何部分。) 将录音传递给助手，让他们记录下具体步骤。与负责任务的人员共享录音和步骤。这使您可以准确地传达需要做的事情，而无需花费时间。另外，可以保存录音并与任何人共享，以防随着业务的增长而最终吸引更多的人加入。
努力创建清晰的流程将您的系统提升到一个新的水平，节省您的时间，并确保当您不在时事情不会崩溃。