由于人们为了安全而被迫呆在家里，但仍然需要继续工作，虚拟会议已经成为领导和员工之间沟通的主要形式。当然，即使在大流行之前，大多数公司也一直在进行虚拟会议，以避免受到地理位置的阻碍，尤其是在不断增长的全球市场中。然而，虚拟会议也带来了问题。缺乏适当的设备 (例如良好的internet连接) 会导致各方之间的滞后和沟通不畅。保持专注也是一个问题。领导者有责任确保每个团队成员都拥有确保虚拟会议有效性所需的一切。
1.确保每个人都打开相机 (不要只使用音频)。
视频会议比音频会议有效得多。Gigaom最近的一项研究发现，“87% 的远程员工通过使用视频会议感觉更紧密地联系在一起。”这确保了你虚拟会议中的每个人都专注和参与。如果没有视频，参与者可能会在会议之外执行多任务或区域。因为他们 “在镜头前”，所以人们倾向于保持警惕和专注。当你们都可以互相监控时，你们将获得更高的生产力。强制使用相机。
2.用同理心、情商和真诚的关心与你的人联系。
虚拟会议经常显得冷酷无情。为了避免这种情况，你需要对你的人民表现出同理心。对他们表示真正的关心是可以的。通过这种方式，您可以与他们联系。感谢虚拟会议室中的每个人，不仅是在会议开始时进行唱名，而且在会议本身期间也是如此。让每个人都说话，这样他们也可以分享他们的想法 (我们稍后会详细讨论)。当你允许他们分享他们的想法时，这表明你重视他们的投入。
另外，请确保在会议期间不容忍不尊重。如果似乎有人受到不尊重，请介入并进行调解; 强调尊重的必要性。另外，如果您要与来自不同时区的其他人会面，请考虑他们的时区。设定一个方便大家的会议时间。例如，如果仅针对特定主题需要它们，则允许它们仅停留在会议的那一部分。这样，你向你的人表明你也关心他们的健康。
3.询问他们是否需要什么。
确保向您的员工询问他们可能遇到的任何问题。虽然这似乎令人惊讶，但并不是每个人都拥有进行有效虚拟会议所需的一切。例如，如果他们没有台式机或笔记本电脑设置，他们将被迫使用手机，这会产生更多的背景噪音。背景噪音会分散注意力。如果您的公司可以通过某种方式为您的员工提供此类物品，但前提是该设备仅在他们在家时才用于工作，请考虑这样做。最有可能的是，他们只需要一两个项目就可以完成设置，例如相机或专用麦克风和耳机。如果这是不可能的，并且您的员工有能力购买自己的设备，请考虑向他们提供有关购买哪种设备的建议。
4.给人们一个分享想法的机会。
尽管需要保持话题，但请确保让其他人分享他们的想法。作为领导者，您的工作是为会议提供便利，以便每个人都保持话题，但要给每个人两到三分钟的时间来提问，提出问题，提供更新等。作为主持人，您可以协调会议，因此当更多外向的人开始主导会议时，请介入并直接询问安静的人。这样，您可以从每个人那里获得输入。它还可以让你确保每个人都真正参与和参与。
5.设定一个有大纲的议程，并任命某人为计时员。
为了保持专注和重点，重要的是要设置一个可以跟踪会议的议程。准备是关键。在你安排会议之前，确保你已经有一个将要讨论的内容以及你的团队可能需要多长时间来讨论的大纲。为每个讨论主题设置时间限制。此外，如果你认为你无法跟踪，请任命其他人担任计时员，这样你就可以专注于促进会议。
虽然面对面的会议可能仍然更好，但虚拟会议的存在使您能够接触到全球各地的员工。这五个技巧将帮助您在虚拟会议期间确保高生产率和效率。