现金流是企业最重要的指标之一。你可能有大量的销售，并取得了巨大的利润率，但当你没有得到按时支付，你的业务受到影响。你必须支付员工，购买存货，以及其他必要的自付费用——所有这些都要花钱。然而，许多企业报告称，即便是已经完成并交付的工作，也存在按时获得报酬的问题。
你给客户开发票是为了获得报酬，但你是否考虑过是否正确地使用它来增加按时获得报酬的机会？为此，您的发票需要包括三个关键要素：
1.建立融洽关系。
建立融洽的关系意味着陈述交付物、欠款以及客户承诺付款的细节。您需要清楚地说明您提供了什么产品或服务，并参考您签署的协议以及您同意的付款条件。
我们发现，您在传达付款承诺时使用的语言可能会改变客户的反应。当我们提到法律承诺时，我们大多数人都会变得僵硬和苛刻。我们倾向于用我们认为“法律术语”来写。虽然中年企业主对正式语言反应良好，但千禧一代企业主在面对正式语言时会感到厌烦，因为他们认为这种语言具有威胁性。使你的语言适应顾客的期望是非常重要的，这样你的信息才能被传达出去。
2: 定义流程。
帕金森定律说，工作将扩大到可以完成的时间。你的客户的付款行为也是如此。您可能在原始协议上有一个到期日，但客户往往会有意或无意地错过它。任何超过几天的事情都会被遗忘。
为了解决这个问题，总是在短周期内工作。在付款到期前提供充分的通知，并在缩短时间范围内跟进几次。我们发现付款前三天是发送催款单的理想时间。这种模式应该止于付款提醒：如果客户碰巧迟到，而您发送了付款要求，请确保您也给他一个付款截止日期。写上“请立即付款或在未来三天内与我们联系”。
当然，你必须对你的过程诚实。当这些日子过去的时候，必须有一些后续行动。
3: 清除障碍物。
一旦客户接受了你的授权，并意识到付款到期，剩下的最后一件事就是借口以及如何管理它们，但你的发票在回应借口方面可能会有很大的帮助，甚至在借口发出之前。
我们看到的一个主要借口是对发票内容的异议，或者在发票交付后很长一段时间内对所述工作的异议。这确实是一次重新谈判价格的尝试。大多数企业主倾向于认为，如果客户在工作完成时没有表示异议，他就同意收费，并将支付费用。我们发现事实并非如此。通常，尤其是当费用很大时，你可能会在付款到期后很长时间内遇到分歧。
不要逃避争端。把它作为你工作的一部分，并设定界限。明确流程：写上“如果您对这项收费有异议，请在未来三天内与我们联系”。准备好讨论和倾听你的客户，因为如果你接受一个小项目的纠纷，失去一个客户的未来业务要比5%的折扣糟糕得多。
在发票中使用正确的语言可以大大减少您获得付款的时间。正确的语言可以建立与客户的联系，定义获得付款的流程，并消除阻碍付款的障碍。这些都是简单而有效的要素，你需要确保在与客户的每一次沟通中都包含这些要素——不仅是为了获得报酬，也是为了保持健康的关系。