在当今世界，发送的电子邮件不仅仅是发件人和收件人之间的事。如果没有适当的预防措施，点击send可能会将信息暴露给收件人列表中列出的人以外的人。黑客攻击、政府监控和信息窃取的故事比比皆是。
无论是讨论客户合同条款还是敏感的人力资源问题，雇主通常在点击“发送”后就失去了对信息的控制。许多企业家将这种缺乏安全性视为当代数字文化的一种危害，并使用有限的工具来减轻风险：写措辞强硬的主题行（“请勿转发”），在电子邮件开头写上“请保密”，或在所有文件上加盖“机密”印章。
然而，每周都有另一个关于泄露信息或为数据泄露道歉的故事。作为回应，联邦贸易委员会（Federal Trade Commission）收紧了隐私政策，以进一步告知和保护消费者。但这还不够，一旦伤害已经造成（见心血）。
然而，在发送敏感邮件时，企业主们不再需要祈祷，希望一切顺利。现在可以控制电子邮件的去向，可以看到多长时间，最重要的是在必要的时候找回它们——甚至在点击“发送”之后。以下是保护最重要业务的五个简单步骤：收件箱：
1保护（数字）资产。要求员工对所有通信使用端到端加密工具。这确保了电子邮件的内容从收件箱到收件箱都是安全的，而且在网络传输过程中没有人可以访问这些信息。加密曾经很困难，但现在有了新的工具，使加密变得容易，对每个人都可用。
2.了解观众——literally.protect 这项业务来自粗心的电子邮件转发。禁用转发邮件的功能，并确保内容仅保留在目标收件人处。
3.设置过期日期。有些邮件需要忍受，但大多数不需要。它们的目的是迅速传递信息，并被阅读、回复和删除。通过设置电子邮件的过期日期，帮助员工管理收件箱。这将提高效率，让他们专注于最重要的事情。
4.双重身份验证。启用此功能。它非常简单而且非常强大。最重要的是，大多数电子邮件服务、社交网络和会计软件都提供了这种保护。这是确保对企业最重要的东西的最有效方法。
5.保持优势。谈判合同？讨论策略？保留撤销和撤销电子邮件的权利，并设置有效期。这意味着文档的早期版本将不会四处浮动，而且在这些文档之间将减少混乱和提高生产率employees.plus 一旦合同到期，就不能再获取公司机密。
我的公司Virtru为Gmail和其他web邮件系统提供了一个插件，通过它，用户可以在任何邮件发送后不受任何限制地撤销它。因此，如果一个人在电子邮件中共享一些知识产权，然后合同到期，发件人可以稍后撤销邮件，使内容无法阅读。
虽然每个人都使用电子邮件，但大多数组织还没有采取基本措施来最大限度地降低风险和风险exposure.Small 像大型企业这样的企业应该采取预防措施来管理电子邮件风险，尽量减少敏感或机密信息的丢失或被盗。