当中小型企业 (SMB) 发现自己处于亏损状态或接近亏损状态时，除了所有者赢得彩票外，有两种可能的方法可以重回正轨。掌握预算中两个最大的可控行项目: 工资和员工发起的费用。削减工资或裁员是极端的措施，可能没有意义，因为大多数中小企业倾向于采用精益业务计划。
第二种选择是更容易的选择。云凭借其众多的费用报告，跟踪和管理软件即服务 (SaaS) 产品，使控制员工产生的业务费用更具吸引力。为什么要等到睡不着？打开费用簿，立即找到解决方案。
开始
在选择SaaS费用报告软件解决方案之前，您必须了解您的公司。它以美国为基地吗？它做国际业务吗？劳动力呢？一个不错的起点是对公司中有多少员工提交报销费用 (包括差旅费，商务餐甚至办公用品) 进行全面审核。这些平均费用是多少？他们是合理的，还是你认为个人在利用？创建包括报告/监督结构的组织结构图。这听起来可能有些过分，但如果您需要多层批准功能，它将发挥作用。使用此信息可以根据位置，公司平均值和您认为合适的信息创建宽松的策略和规则。
接下来，看看您的企业正在使用的技术和会计软件，并将其添加到您必须拥有的商业智能 (BI) 数据中。重要的是要尽量减少员工的学习曲线，这样他们才能以最小的脑损伤和附带成本加快新产品的速度。你最不想看到的是运行你认可平台的新手机的账单，因为员工的初始设备没有。
例如，如果您的大多数员工使用Windows phone，则可以忽略仅具有适用于iphone和Android的移动应用程序的产品。如果您的移动员工使用iphone或基于Android的智能手机，那么您很幸运，因为大多数SaaS产品都具有用于这些平台的应用程序。在财务方面，您的簿记员和注册会计师是否使用quickbooks Online plus，Sage，Xero Standardor Intacct？选择将与现有软件集成的产品; 他们会感谢您的。
好产品的素质
构建出色的SaaS费用报告和跟踪产品并不容易。它必须至少服务于两个硕士: 财务部门和员工。做好这项工作意味着提供准确的费用报告，遵守公司政策并及时提供员工报销。部署这些产品之一的结果通常是提高了生产率和协作，减少了对抗性关系的频率，并节省了可观的成本。
财务部门的主要产品要求之一是，它促使公司遵守《萨班斯-奥克斯利法案》。该法律解决了员工费用滥用问题，并对缺乏有效内部费用控制的公司施加了严厉的处罚。因此，您选择的产品需要具有全面且可自定义的策略，规则和批准指定功能。根据美国国税局 (IRS) 的要求，另一个最重要的功能是至少存储七年的数据。如果提出请求，数据必须可用才能创建完整的审计跟踪。会计软件集成是另一个必须具备的功能，因此报表数据可以自动折叠到公司会计科目表中。对于财务和提交费用的员工来说，以用户的本地语言访问产品的界面非常重要。它还应该能够以公司和员工使用的货币 (美元，欧元或日元) 对费用进行分割和分割。
在移动方面，用户需要智能手机应用程序的简单性，但要在尽可能少的击键中提供最高水平的性能的简单性。用户应该能够捕获图像，从这些图像中收集尽可能多的特定数据，手动输入费用，并创建并随后提交其费用报告以供批准。更进一步，当产品从用户的信用卡中提取费用并方便报销到指定的银行账户时，端到端流程会更加顺畅。
底线
在本综述中，我在五个SaaS费用报告软件解决方案中测试了演示网站和免费试用的组合。免费试用使我对产品的设置复杂性以及普通客户会遇到的问题有了更好的了解。我查看了产品功能，软件的Web和移动界面，设置和易用性，以便在最终用户点 (例如相机图像捕获质量，图像分析速度以及费用报告提交和批准的效率) 之前获得整体印象。
光学字符识别 (OCR) 是将键入的，手写的或打印的文本图像电子转换为机器编码的文本。我测试的四种使用OCR的产品-立即认证，Concur费用和Concur费用，Expensepathand Xpenditure小型企业-减少了所需的手动数据输入量。Abacus使用地理位置技术建议餐厅等，以帮助用户。也就是说，从收据图像中收集最多数据的产品是 “现在认证” 和 “Xpenditure小型企业”，这两种产品都吸引了我们的编辑选择。Expensepath不会提取货币金额或日期数据。Concur费用和Concur费用有一个漂亮的蓝屏覆盖，有助于消除周围的视觉噪音。
选择SaaS费用报告和跟踪软件时要考虑的另一个因素是服务器将图像分析或处理为可服务数据所需的时间。认证现在在这里胜出，Xpenditure小企业需要稍微多一点的时间。重要的是在高峰时段试用产品，以确保这实际上是一项节省时间的功能。
总体而言，Certify Now和Xpenditure Small Business的移动界面最容易用于创建费用报告，尽管Abacus紧随其后。Abacus还具有其他参与者都没有的酷炫，类似文本的内部交流工具，它为报销提供了最快捷的途径。
从财务的角度来看，Xpenditure小型企业具有最广泛的会计软件集成选择，并且具有最佳的国际环境功能。现在就认证，一致的费用和一致的费用在这方面很接近。Abacus仅适用于在美国开展业务的公司，并且所有参与者都将在所需的七年内 (如果不是更长的话) 维护数据存储。
从最终用户的角度来看，Certify Now和Xpenditure小型企业领带由于其易用性以及可用于各种移动平台的简单而复杂的界面，可供编辑选择。在金融方面，他们的政策和规则制定能力是最全面的。
定价具有竞争力，尽管Xpenditure小型企业由于Certify的设置费用而在这里击败了Certify。尽管Concur ExpenseIt和Concur费用提供了凉爽，季节性和功能齐全的费用管理服务，但它们却失去了优势，因为在没有定价透明度的情况下很难确定价值。然而，对于一个快速增长的中小企业来说，它们很可能是一个巨大的价值，所以如果你有一个中小企业，不要忽视它们。
根据您的业务需求，这些产品中的任何一种都将是不错的选择，尽管可用性，费用功能和价格的结合使certive Now和Xpenditure小型企业成为我们编辑选择的纽带。选择一种价格合理，易于使用的服务，并将随着您的业务增长而扩展。您不必重新考虑该决定。