作为企业家,您总是在进行项目。无论您是否意识到这一点,您的工作都会围绕特定目标 (我称之为 “项目”) 分成不同的任务分组。
理想情况下,您的任务会推动项目的完成,而项目会推动更大的业务目标的实现。
然而,企业家 -- 尤其是那些刚刚起步的企业家 -- 对他们的项目没有足够的优先考虑。相反,他们试图一次做所有事情。这是个坏主意。它增加了压力,降低了完成所需内容的可能性,并使有效实现业务目标变得更加困难。
为了帮助您避免这种命运,这里有五个最重要的项目规划技巧来启动或调整您自己的项目管理:
1.定义您的项目。
项目规划的第一件事,也是最重要的事情,就是要找出你正在处理的项目。首先,什么是项目?我的定义是需要完成一些简单任务的任何事情。设置新的销售软件?这是一个项目。扩大你的网络?是的,那也是一个项目。发展你的生意?那是项目的集合!
你的一些项目将是非常明显的,但其他项目将潜伏在后台未被承认。要发掘所有项目,请写下您当前正在处理的所有内容以及您想要处理的所有内容。然后,分组列出特定目标。
该操作可能会引导您进入项目列表。你可能有10到20个 (甚至更多) 项目在这个列表上,但为了有效,你会想要选择两个到五个最重要的项目,并专注于那些剩余的提示。
2.给你的项目一个开始日期和结束日期。
你应该知道 (或决定) 每个项目应该在什么时候开始和结束。这将允许您根据需要启动或完成的时间对项目进行优先级排序。开始日期和结束日期还将允许您围绕自己的业务周期进行计划,并防止项目进行的时间比预期的要长得多。
3.制定一页的计划。
一个小小的计划可以帮助一个项目成功。要创建一页的计划,请记下以下每个问题的答案或注释:
该项目将解决什么问题?对组织有什么好处?我需要什么样的员工和预算?主要的里程碑是什么?潜在的绊脚石是什么?这个项目会带来什么风险?我的工作计划是什么 (何时完成的任务或子项列表)?成功的具体指标是什么?你怎么知道这个项目已经完成了?注意: 如果你要把计划保持在一页,你的答案需要相对简洁!
4.建立沟通例程。
对于任何涉及多个团队成员的项目,提前设置沟通例程。有人会每周报告进度吗?每月一次?会有一个经常性的电话要求各方办理入住手续吗?谁负责检查项目是否达到其里程碑?
5.知道是否以及何时退出。
虽然最好完成你开始的工作,但有时有必要拔掉插头。如果你已经安排了所有的项目,有开始日期和结束日期,并且有清晰的一页计划,包括里程碑和沟通指南,你应该有所有你需要知道何时退出项目的信息。
当然,退出并不总是那么容易,尤其是如果您已经投入了很多时间,精力和情感。但是,如果一个项目正在拖延,这里有一些问题可以帮助您思考是否放弃它:
这个项目的目标对我的组织仍然很重要吗?这个项目的计划投资回报率是多少?现在的投资回报率是多少?我在这方面的机会成本是多少?我可以通过在其他项目上花费这段时间来更好地实现我的目标吗?继续这个项目的情感代价是什么?