如今的企业充满了智能手机。员工使用这些智能手机来检查电子邮件，拨打与工作相关的电话以及研究工作所需的信息。他们还可以拍摄照片并录制视频或音频，有时甚至没有人意识到。
如果你经营一家企业，个人智能手机录音可能会让你陷入困境。你想鼓励员工自由使用他们的设备，但你也有责任保护员工和客户的隐私。在决定办公室的视频和音频记录之前，尤其是在会议期间，您应该考虑以下几点。
录音的好处。
录音实际上在工作场所确实有很大的用途，特别是在会议期间，大量重要信息将在短时间内共享。今天的工具让员工记录信息并保存或将其转换为文本供以后参考。但是，如果由于某种原因企业存在法律问题，则录音可能会损害企业的案件。即使您完全相信工作场所不会发生任何违法行为，也有可能在某个时候成为问题。
提供录音的好处而没有风险的一种方法是自己录制程序。您可以使用转录服务或语音到文本翻译工具来提供所讨论内容的基于文本的版本。这种类型的文档比会议记录更有效，因为它将描述所讨论的所有内容，而不是简单地总结。
记录会议的合法性。
当谈到记录面对面的谈话时，法律可能会给商业领袖一个制定政策的很大理由。在大多数州，在没有得到至少一个人同意的情况下录制面对面的谈话是违法的。在11个州，录音人员必须得到所有相关人员的许可。在小组会议的情况下，这意味着房间中可能被录制的每个人都必须给予许可，然后才能进行录制。您应该与适用于您所在州的法律进行核对，并针对每种情况做出特定的决定。
但是，如果员工确实要求允许录制会议，则雇主可能需要在一屋子人面前做出决定。如果员工有记录的理由，例如未决的法律案件，则该请求可能会引起对该问题的关注，从而使雇主感到尴尬。在任何时候，任何人都有权对记录的请求说 “不”，而无需解释，但这并不意味着雇主应该这样做。最好先设置一个反监视政策，这样您就可以将该政策作为理由。
设置策略。
反监视政策实际上对许多员工来说是积极的，他们越来越关注监视水平，而监视水平似乎是许多工作场所的一部分。明确声明您重视员工的隐私，并希望确保他们的安全。你的员工会认为这是对他们权利的保护。有了政策，除非有特殊情况需要，否则员工很可能不会提出要求。
然而，在某些情况下，问题可能是个人保护之一。被指控违反您的工作场所骚扰政策的员工可能希望与HR进行纪律会议。虽然同意这一点取决于独立组织，但你可能会因为拒绝而隐瞒一些事情。如果您同意在这些情况下允许录制，专家建议您自己录制会议以保护自己。同样，在同意之前，您应该注意您所在州的特定法律。如果您处于需要所有与会各方同意的11个州之一，请确保每个人在会议开始之前对录音表示同意。
智能手机使记录各种目的的会议和对话变得容易。然而，在工作场所，这些录音可能会导致侵犯隐私。在某些情况下，员工可能会觉得他们需要记录会议，专家建议在会议出现时做出决定。通过制定政策并在必要时采取措施自行记录会议，您将能够处理大多数员工要求记录的情况。