文件存储是我们许多人直观地学习并开发系统的内容之一。我们大多数人从来没有接受过正式的培训，但是如果你接受过，你可能会打哈欠，做白日梦，或者你想，“嗯，我永远不会那样做。”
Dropbox产品管理高级总监Rob Baesman解释说，虽然这是一项非常个人化的任务，但你可以在你的方法中采用一套心态，从长远来看，这将节省你的时间、头痛甚至安全漏洞。Baesman在云存储公司工作了三年，在担任现职之前，他在VMware工作了近十年。
多年来，他看到来自各种专业背景的人在云存储方面犯了同样的错误，没有充分利用这些服务。他说，这在一定程度上是因为他们对其功能的先入为主的观念。
Baesman与企业家进行了交谈，概述了人们对云存储的僵化想法如何阻碍其允许的流动性和可以促进的协作。
让您的文件讲述一个故事。贝斯曼说，将您的文件视为知识的生命体。这样做的一种方法是不按部门 (例如HR) 而是按项目组织它们。考虑拥有一个projects文件夹，每个项目都充满子文件夹。使项目文件夹成为共享空间。
“文件就是文件。它们是光盘上的一堆比特，其中嵌入了有用的信息，”贝斯曼说。“但这些文件集合背后通常有一个故事或项目。”
如果一个项目涉及，比如说，Adobe Illustrator，Word和powerpoint文件，所有这些都应该在同一个地方，以便在工作完成时或完成后可以很容易地找到它们。
除了结构之外，还可以利用您首选的云存储平台中的功能来为您构建叙述。在云存储平台内进行编辑和评论具有时间戳，显示用户身份并为用户组织工作流程。避免在单独的渠道 (例如电子邮件或聊天) 上进行这些对话。
不要让未来的增长使您瘫痪。当您刚起步时，您想发展自己的业务。但这意味着有一天，希望很快，您的组织将看起来与今天大不相同。
贝斯曼说: “关键是要真正看待你作为一家企业正在做的实际工作。”“谁是需要团结起来的团队？”
假设您已经进入公司一年了，并且您有一系列没有命名方案的共享文件夹。清理烂摊子的前景让你不知所措，但你知道这些文件将来会被需要。
采用上面描述的 “项目” 方法，而不是试图组织每个文件，而是考虑哪些项目最重要，然后从那里开始。
“一个团队文件夹可以开始收集所有最重要的项目，” 贝斯曼说。“一定不要担心会完全回到过去。选择一些在组织中仍然非常相关的东西，然后将这些文件夹从单独的小角落移到中央团队文件夹中，每个人都可以看到它们。”
从那里开始，每当项目启动时，您将帮助您的团队围绕在该中心位置构建文件夹建立习惯。
“在当今的现代世界中，影响大多数企业的最大威胁仍然是他们自己的用户和简单的人为错误，” 贝斯曼说。“这往往与密码、网络钓鱼诈骗和电子邮件有关。”因此，当然，对于任何云存储系统或其他软件，请始终注意这些威胁，并确保您定期评估组织的安全卫生状况。一些自动化工具可以帮助你做到这一点。
安全的另一个要素是确保文件不会落入坏人手中。有些您仅在组织内部共享，而另一些则与组织外部的人员共享。有些你想广泛传播，比如营销活动的材料。其他人，如人力资源文件夹或你的公司财务，你想保密。
请注意文件共享平台具有的所有共享控件。您可以为某些文件添加额外的密码保护层，并且可以禁用对其他文件的编辑。您可以在文件夹上设置策略，以防止某人在组织外部共享该文件夹中的任何文件。
Baesman说: “您可以围绕这些事情设置一些非常简单的直接策略，以限制共享在这些文件夹上发生的方式。”“这让协作真正发生在你知道灵活性和敏捷性是一件好事的地方，同时仍然锁定那些你相当紧张的信息库，因为人为的错误可能导致非常糟糕的结果。”