我的第一次国际会议铭刻在我的记忆中 -- 而且不是很好。
我是布达佩斯的一个年轻移民。第一次，我有责任组织一次国际新闻发布会，向市场介绍一种新产品。我的脑海里堆满了我学到的关于活动策划的一切。我确信我已经做了一切。我制作了一张甘特图，仔细考虑了会议时间表的每一刻，并制定了足够的应急计划来记录墙壁。
我活了下来，呼吸了那个计划。但是，当会议开始并迅速偏离轨道时，我学到的是，只有经历意外才能教会我如何成功召开会议。
这是我从艰难的方式中学到的东西 (因此您不必这样做):
1.计划意外。
因为我如此精心地计划了我的第一个国际活动，所以我安排了一个室内场地，以防下雨。我没想到的是，我们的明星演讲者，一级方程式赛车手Mika h ä kkinen会带有难以理解的芬兰口音，而我们的翻译只能听懂 “经典” 英语。事情将会发生，没有任何计划可以解决，所以请保持警惕并微笑。积极，灵活的态度值得一千个应急计划。
2.简化。
当一家餐厅的菜单长达50页时，它可以从选择餐点中获得乐趣。这是压倒性的。会议进行得太多也是如此。保持行程简单和主题。另外，请记住，许多国际代表不会说流利的英语，不会在演讲和材料中使用华丽的语言或语。
3.保持当地风味。
通过包含东道国典型的详细信息，为与会者提供独特的旅行体验。也许您可以提供用当地食材制成的餐点，到当地景点郊游，参加该地区独特的传统习俗或赠送一袋当地美食。特殊的接触会给与会者一种真正的度假感觉，他们更有可能原谅奇怪的后勤疏忽。此外，他们将带着积极的当地记忆离开，更有可能回到东道国。
4.适应时差。
如果没有将时差纳入时间表，会议可能会成为午睡时间。请记住，代表们可能需要比其他人更轻松地度过会议的第一天。他们也可能对户外时间或拥有大量自然光的房间有很好的反应，以帮助他们保持清醒。
5.让活动继续进行。
国际赛事是一个高成本、高风险和高回报的场合 -- 所以要充分利用它。通过电子邮件或Skype跟进与会者。继续发送相关材料。在活动中捕获视频和图片，并与小组共享。开始为下一个活动鼓吹兴奋永远不会太早。相关: 我如何在20个国家/地区旅行时建立了一家初创公司