分散的团队当然有他们的好处。然而，冲突的时区和优先事项以及语言障碍可能会带来新的不同挑战。
反过来，这些挑战要求回答一些问题，比如，你在委派方面有多有效？和: 你实际上是在制造比清晰更多的混乱吗？这里有四个项目管理的秘密，可以让你的虚拟团队像运转良好的机器一样运转。
1.避免发送电子邮件。
星期六早上上午7:02。当您想到一个改变游戏规则的想法时，您刚刚喝完第二杯咖啡。你很想给你的营销顾问发一封电子邮件，但你知道他的收件箱里已经充斥着你的其他几十个 “好主意”。你怎么能确保这个真的会受到关注呢？
电子邮件是委派或与您的团队合作的无效手段。您发送的每封电子邮件都取决于接收方的阅读，理解和采取行动的能力。此外，除非您有出色的记忆力或花时间定期扫描 “已发送” 文件夹，否则您很可能会忘记跟进。
因此，不用发送电子邮件，而是利用项目管理系统的功能。对于需要在规定的到期日立即采取行动的工作，通过Asana或Basecamp分配任务。新想法也可以整齐地存储在Trello板上。确保为您的团队设置定期会议，以确保问责制。
也使用这些会议来查看想法积压并讨论已完成的工作。通过做这些事情，你会感到压力减轻; 你团队的收件箱也不会那么混乱。
2.设置重复任务。
拿出一张纸，在中间画一条线。在左侧，写 “重复” 一词，在右侧，写 “不重复”。现在，停下来想想你的团队定期做的所有工作。这些任务是否重复发生？您可能会惊讶地看到 “重复出现” 一栏中的大量项目。
对于这些任务中的每一项，确定谁负责每一项任务，以及它重复的频率。也许您的簿记助理每个星期三下午都会将数据输入Quickbooks。或者你的内容作者在周二和周四早上将博客草稿加载到Wordpress中。
无论任务和频率如何，都有几种免费工具可以自动执行循环任务。Asana特别有用，因为您可以使用它来定义自定义递归模式。这种灵活性几乎适应了可以想象的每个工作时间表。
3.就业小组聊天。
如果您依赖离岸工人或自由职业者，则可能会遇到日程安排上的麻烦。也许是时候缩减电话会议的数量并尝试小组聊天了。
大多数虚拟公司已经在使用Skype进行语音或视频通话。使用聊天 (键入文本) 功能来主持小组对话同样容易-并且可能会带来回报。要开始，请单击 “新对话”，然后开始添加参与者。添加团队后，您可以向该组键入第一条消息。如果人们处于离线状态，他们将在下次登录时看到该消息。
小组聊天对于促进几乎实时的协作非常有用，而无需安排真正的会议。期望每个小组成员每天都会检查Skype，并随时了解线程中的任何更改。许多自由职业者在检查电子邮件之前先检查Skype，因此对小组进行ping操作可能是完成工作的一种非常有效的方法。
4.建立清晰的工作指令。
随着需求的增加，你可能会发现自己需要增加更多的团队成员。为了标准化正在完成的工作，你最好制定一套工作说明。
遵循ISO 9001标准的大公司非常勤奋地记录其流程。你为什么不应该？当然，您不需要花很多时间编写复杂的算法或小册子。只需创建一些按部门，功能和职责分类的共享Google文档即可。列出完成工作的步骤和要求。
然后，一旦工作指令完成，与适当的团队成员共享链接，并将它们附加到适当的重复任务中。这样，当工作人员查看他们的日常工作计划时，他们会看到一个有针对性的任务列表，每个列表都包含详细的完成说明。
提高虚拟团队的投资回报率。
对于大多数小企业来说，最大的运营费用是人工。通过不断优化您的授权和项目管理流程，您将帮助确保公司获得更高的投资回报率，并同时提高与员工的参与度。