当你是一家小企业时，选择人力资源工具是一项比大型公司更苛刻和更困难的任务，大型公司可以利用专门的、更昂贵的资源。这就是Justworks首席执行官兼创始人艾萨克·奥茨 (Isaac Oates) 创立其平台的确切原因，该平台可实现薪资，福利和合规性的自动化。
“小企业是最需要我们帮助的公司，” 奥茨在谈到他位于纽约的公司时说。“他们没有规模经营; 他们没有像大型公司那样拥有专用资源; 他们从汇集的资源中受益最大。”
UNOde50北美人力资源经理Matthew Korn对此表示赞同。同样位于纽约的科恩 (Korn) 表示，他对找到Oates所描述的汇集资源的困难并不陌生。
Korn在电子邮件中说: “我们面临的挑战是找到一种将系统与我们已经使用的ADp的人力资本管理 [HCM] 解决方案连接起来的方法。”“由于我们的招聘和入职流程的整合，我们可以跨系统流畅地实施员工的信息，从而减少了入职投资的成本和时间。”
不幸的是，许多小型企业领导者在选择人力资源工具时仍然面临重大问题。结果往往是代价高昂的错误。以下是领导者在选择人力资源工具时不能犯的四个错误:
1.在认识到挑战之前选择工具
技术在不断发展，因此公司领导者面临着测试无数人力资源工具的挑战。然而，在他们真正知道该工具带来的挑战之前，扫描每个工具会导致浪费时间和金钱。
“在某些情况下，人力资源专业人员可能不知道确切的解决方案将满足他们的业务需求，” Korn说。“应用商店 (例如ADp Marketplace) 允许您根据组织的需求开始搜索。由于商店可以使用各种解决方案，因此搜索结果使用户能够评估适合其公司特定需求的最佳技术。”
对于人力资源经理来说，确定哪些人力资源需求是主要的-薪资，福利，合规性或一般帮助-变得更加容易。然而，在决定合适的工具之前，他们仍然需要更深入地了解他们的人力资源需求。
如果这是您自己作为人力资源经理的问题，请与您的团队成员讨论如何使他们的工作更容易，新工具需要使用哪些系统，以及提供多种服务的一种工具是否理想。
2.降低你的安全期望。
商业、员工和客户信息是神圣的 -- 没有什么值得危及这些系统的网络安全。这就是为什么弗吉尼亚州阿灵顿的项目管理公司project Management Essentials LLC的创始负责人Alan Zucker建议在选择人力资源工具之前彻底审查供应商信息安全协议。
Zucker通过电子邮件建议: “如果要使用基于云或SaaS的解决方案，请确保供应商将人员数据存储在符合公司数据安全标准的环境中。”“大多数人力资源系统都包含非公开的个人信息，这些信息可以像姓名，地址或电话号码一样基本。如果这些数据丢失或泄露，可能会有重大后果。“
此处的消息: 选择人力资源工具时要缓慢而彻底。确保完全了解这些工具的安全系统，其审查以及制造商的故障排除部门响应的速度。如果确实发生了安全漏洞，该工具的技术团队是否会立即在那里处理情况，就像他们自己的情况一样？价格低廉的工具 -- 但让领导者彻夜难眠，担心团队成员和客户信息的安全性 -- 不值得便宜的投资成本。
3.将人力资源信息划分为工具和团队。
小企业由团队成员组成，他们仍然是一个统一战线。这意味着重要的任务正在被拆分，并在同事和部门之间共享。虽然这种团队合作对成功至关重要，但人力资源责任的这种分配可能会导致沟通不畅，甚至丢失信息。
弗吉尼亚州里士满的数字营销公司Workshop Digital的人力资源专家Mollie Delp有一个故事可以讲述这些故事。德尔普说，在她上任之前，Workshop Digital的人力资源部门在多个团队成员中四分五裂。
德尔普在一封电子邮件中告诉我: “这绝对是一团糟，几乎没有对效率低下和信息不准确的监督。”“我强调了最手动，迄今为止最无组织，因此最有可能出错的过程。”
在指出了这些痛点之后，德尔普说，她搜索了一个系统，该系统使她的收入最大，并且不会将工作分散到多个系统中。她写道: “在Google上进行了一些搜索并使用GetApp比较产品后，我们将选择缩减为现在使用的工具。”
那个工具？竹布尔。“使用此工具，我能够消除以前手动跟踪数据和信息的17个电子表格。”
外卖: 确定当前哪些人力资源系统效率最高。评估谁负责具体任务。这些人是如何将信息传递给其他部门的？然后搜索一个工具，把所有这些任务放在一个地方。
这样，无论谁在处理HR最关键的工作，所有信息都保存在一个易于查找的位置。
4.选择不会与公司一起成长的工具。
无论一家公司的目标是成长为一家全球性企业，还是仅仅在两年内获得10名新员工，其人力资源工具都需要随之发展。在公司将在短短几年内淘汰的工具上花费时间，金钱和培训只会使领导者回到起点。
在帮助她的团队挑选工具之前，位于印第安纳州incarimmel的旅行保险公司七个角落的人力资源总监Annette Gobrogge评估了她公司的现状及其快速增长。
Gobrogge告诉我: “这样做，我们确定了选择过程中的关键功能。”“其中包括: 轻松生成有效报告的能力，用于人力资源和薪资活动的一站式商店和仓库，用户友好性和成本效益。
“我们发现所有这些都是用的。”
随着步骤的减少，Seven Cornerscan现在可以更快地处理工资，并随心所欲地发展其不断扩大的业务。