我们都知道查看日历并意识到即将举行的背靠背会议的感觉。恐慌开始了，知道一整天都会花在谈论需要做什么，但实际上并没有做。实际上，officebroker.com的一项2013研究发现，普通上班族每周在会议上花费16个小时。
作为快速发展的21世纪CX机构Tahzoo的首席执行官，我在员工 (和我自己) 的日子里意识到了这种挣扎。我们所有人都在努力收回工作日的一部分，以真正专注于项目，将不懈的注意力投入到客户身上，并从不断增长的待办事项清单中检查项目。轰炸我们的日历的不仅仅是会议和未经请求的 “触摸基地” 邀请。现代工作场所充满了从移动设备 (在会议期间不断检查)，意外呼叫和请求 “检查” 或获得 “状态更新” 而没有适当通知或准备的干扰。
许多公司已经实施了提高生产率的方法。他们试图取消会议，缩短会议时间，或将星期一指定为 “会议日”。完全取消会议根本不可行。但是，如何提高员工的会议效率？
1.只安排一次会议。
与其在一周内安排几次30分钟的会议，不如考虑举行一次更长的会议 (甚至两到三个小时)，以确保每个行动项目都得到解决。我每个星期三与我的高级团队举行一次为时两个小时的会议，讨论该周需要关注的所有内容。
2.强制执行。
如果你每周只有一次会议，出勤尤其重要。没有其他承诺，甚至客户会议都不应该这样做。
3.使其保持一致。
每周会议的议程结构应每周相同，以便所有与会者都做好准备，并对他们在会议中的部分负责。这也可以让你每周清楚地跟踪进度。在每周的高级团队会议中，我们总是讨论公司愿景和指标，包括从财务指标到员工满意度调查的所有内容。这使我们能够确保我们不会在不必要的讨论上浪费时间，而是将会议的各个方面映射回公司的更高层次目标。
4.知道你的角色。
无论您是主持会议还是参加会议，了解自己在会议中的角色对生产力至关重要。
如果您要主持，请确保清楚地概述了会议结果需要做出的决定。确定谁需要出席，更重要的是，谁不需要出席才能做出决定。考虑一下做出决定需要解决的所有问题，从数据到以前的演示，并把所有的事情都放在手边，这样就不会浪费一分钟的会议时间 (这样就不需要安排后续会议)。
如果您正在参加会议，请确保确切知道您的外卖应该是什么。你在寻求一个项目的反馈吗？然后确保您至少在会议前一天已经发送了最终副本以供审核。您是否正在寻求对您没有资格做出的决定的批准？然后提供明确的建议和所有移动部件的详细信息。
5.消除干扰。
在当今超连接的多任务业务环境中，我们发现许多员工不断检查电子邮件或设备。考虑制定一个无设备规则。那不是笔记本电脑，也不是智能手机。
6.邀请全球团队。
随着组织的国际扩张，高管们可能会面临跨地区培养协作团队的挑战。选择一个适合所有人的时间，并使用每周会议与不同地区的同事联系。
通过每周安排一次非常集中的会议，您可以大大提高整个团队的一致性，生产力和动力，并在一天中获得宝贵的时间。