制定一个待办事项清单经常被生产力专家引用，因为这是在一天中完成更多工作的关键。从理论上讲，写下任务应该可以防止它们从缝隙中掉下来。然而，一家名为iDoneThis的生产力创业公司收集的数据显示，我们中的许多人在结束一天的工作时，只从清单上划掉了几项。为他们的生产力应用程序所做的研究显示，41%的待办事项从来没有完成过，只有15%的一天中完成的任务实际上是作为待办事项列表上的项目开始的。
iDoneThis的首席财务官珍妮特•崔（Janet Choi）说：“你所做的并不总是与你开始做的事情相关。崔教授认为，待办事项清单常常成为未完成任务的集合，成为我们没有完成足够工作的担忧和焦虑的持续来源。尽管待办事项清单有助于我们记住一天中需要处理的许多事项，但它也可能是一个唠叨的工具，通过诱发焦虑而不是激励我们来阻碍工作效率。崔说，待办事项清单的一部分问题是，我们往往会让它们负担过重。“我们计划得不太好。我们没有从战略上考虑他们。我们只是把我们想做的事情写在一张纸上，”她说。她说，列表越长，它的功能就越弱。
崔教授建议，不要依赖于一张待办事项清单，而是在一天中再增加一张清单——一张已完成的清单——即跟踪你实际完成了什么而不是需要做什么，这样可以提高工作效率和积极性，让你工作得更聪明。与待办事项列表不同，待办事项列表会告诉你你还没有完成什么，而完成事项列表是你一天中所有小胜利的记录。写下你已经完成的事情可能听起来像是浪费时间，但请考虑一下：每次你写下一项成就，你都会收到一股内啡肽，它会给你继续下去的能量。
iDoneThis的电子书《忙碌的人完成清单指南》详细介绍了如何创建完成清单以及如何使待办清单更有效。以下是他们的一些关键提示：
要有选择性。你不必写下你一天所做的每一件事，只需要写下那些让你更接近目标的任务。“你选择写什么取决于你的价值，”崔说。如果你的目标是写一本书，你的完成清单将包括你一天中所有的写作和研究进展，但不包括簿记任务，打电话给你孩子的老师或清理你的桌子，因为这些事情并没有让你离目标更近。
写下你一做就做了什么。进步是大脑的有力工具。简单地写下一些小的成就可以激励你做更多的事情。
提出让你反思的问题。问问题是帮助你集中精力完成任务的好方法。一些问题包括：我今天在（x项目）上取得了什么进展？什么影响了我的进步？我怎样才能在明天把消极的事情（例如，打断）转化为进步呢？我今天学到了什么，可以用来进一步（x项目）？
用一个完成清单来补充你的待办事项清单。崔不主张用一个完成的清单来代替待办事项清单，而是用每一个清单来补充另一个清单。她说：“你得到了待办事项清单中的前瞻性计划内容，然后你也得到了进度报告和完成事项清单。”。iDoneThis的电子书还包含了一些技巧，可以让待办事项列表更加有效，包括将任务分成更小的步骤，这样它们更容易完成，分配到期日期或时间，这样任务就不会溢出到下一天或下一周，并在记下来之前考虑哪些东西会分散你对列表上项目的注意力。当你有一个完整的背靠背会议时间表的时候，列一个长长的待办事项清单意味着当你不断地浏览一长串有待完成的事情清单时，这份清单只会让你感到焦虑。选择最重要的两个或三个优先事项可以帮助你的一天看起来更容易管理和集中精力。