在合并或收购期间，没有什么比进行尽职调查更重要的了。然而，这远不是尽职调查文件重要的唯一时间。税务合规审计，入职新客户或与另一家公司进入合资企业都是您自己的尽职调查可以简化运营并改善决策的情况。
对于初创公司创始人来说，尽职调查对他们获得风险投资资金的能力起着关键作用。正如《商业内幕》报道的那样，这些文档对于赢得潜在投资者的信任尤其重要，尤其是在无法面对面的面对面会议时。
虽然尽职调查文档可能并不总是像营销或其他增长任务那样紧迫，但给予它现在应该得到的关注将使您的业务在未来变得更容易，这些任务应该是首要任务。
1.预期尽职调查请求的需要
重要的是要了解您的企业将来可能面临的尽职调查要求。这将帮助您提前准备好所需的文件，以便您可以快速将其交付给买家，投资者和其他人。
资金合作伙伴或潜在买家通常要求提供财务概况，概述运营程序的文件和增长预测。您可以提供的详细文档越多，就越容易获得他们的信任并达成有利的交易。
对尽职调查文件的早期分析也可以揭示您企业的潜在问题。纽约梅隆财富管理公司 (BNY Mellon Wealth Management) 在一篇博客文章中建议，“识别买方在勤奋过程中可能遇到的任何潜在危险信号，并确保在销售过程开始时，卖方已经消除了危险信号，减轻了它对业务的影响，或者对为什么存在危险信号以及卖方如何解决这个问题有一个详细的解释。“
2.使用虚拟数据室数字化您的文档
我们生活在一个信息唾手可得的时代。要求尽职调查文档的组织通常不想等待纸质副本到达邮件。如果这些物品在运输过程中丢失或被盗，则发送重要文件的物理副本也可能存在风险。
为了避免这些问题，许多企业正在过渡到虚拟数据室，这使他们能够将所有重要文档数字化。这些基于云的工具不需要搜索文件柜来查找重要信息，而是为从公司注册文件和专利到销售合同和股东会议记录的所有内容提供安全存储。
AMcAfee的研究发现，87% 的公司认为云服务加速了他们的业务运营，而52% 公司也报告说，他们比在现场使用IT时享有更好的安全性。
3.调整独立用户的访问权限
您不希望那些使用您的虚拟数据室的访问权限过多或过少。ContractZen创始人兼首席执行官Markus Mikola在一篇博客文章中解释说: “当你考虑到70% 的员工因为沟通中断和信息分散而感到…不知所措时，你会意识到获得信息是成功企业的基础。”
Mikola继续说道: “此外，业务数据需要与外部方轻松共享。这包括业务合作伙伴，潜在客户以及可能雇用该业务的公司，所有这些人都希望检查所讨论的公司是否合法。”
通过虚拟数据室轻松访问尽职调查文档可以帮助审计和融资，但企业主必须注意其数字安全性。仅应为Inpiduals提供完成工作所需的最低访问权限，尤其是因为研究一直发现人为错误是导致数据泄露的主要原因。
确保定期审核授予外部方的权限。通常，他们只需要临时需要这些数据，然后应该取消权限。
4.整理文件并准备解释
将您的尽职调查文件存储在虚拟数据室中是一回事。但是，要求提供此文档的组织通常不仅需要原始数字。他们将希望解释这些信息在您更大的业务运营范围内的含义。
作为预期未来请求的一部分，您应该使用虚拟数据室按类别或客户组织文档。这将使他们在必要时更容易找到和分享。
在尽职调查期间，透明度也将被证明是至关重要的。例如，为一次性购买准备解释将有助于潜在买家更好地了解您的实际估值和盈利能力。提供这些文档和解释的透明度将建立信任，并帮助您避免以后的误解。
一开始，甚至与一家小型初创公司的运营相关的文档的范围也可能令人望而生畏，但你不应该让这些重要文件成为公司发展任何阶段的障碍。通过采取行动简化和简化尽职调查，您将能够更有效地运作，并为未来可能带来的一切做好更好的准备。