这听起来可能有点疯狂，但公开招生就在眼前——现在正是开始准备的最佳时机。事实是，大多数雇主一年只审查一次福利。2016年人力资源管理学会（Society for Human Resource Management）的一份报告发现，在接受调查的2937名人力资源专业人士中，77%的人表示，他们仅每年进行一次福利计划审查。
所以，最好现在就准备好。首先，最好早点准备好，这样就有更多的时间来探索更多的选择和真正完美的计划。但是，企业为什么还要在大脑上进行公开注册呢？
以下是四个非常重要的公开报名准备工作，以确保您的员工能够充分利用他们的福利：
1.多亏了ACA，是时候制定新的招生策略了。
今年制定新的开放招生策略的主要压力之一是平价医疗法案：2016年将是各组织首次根据新法案提出报告要求。雇主现在必须向美国国税局提交年度信息申报表，并向雇员提供关于医疗保健计划覆盖信息的声明。
为确保简单的报告流程，制定战略并实施最佳实践体系，以便公司遵守所有必要的报告。这个过程应该包括识别所有属于ACA“全职”定义的员工，这可能包括一些特殊的分类，如承包商或短期临时工。评估未来重复员工分类的最佳方式，以确保公司符合雇主分担责任的规定。
确定员工状态后，更新摘要计划说明（SPD），使员工了解其权利和义务。SPD自动提供给参与者，因为计划管理员在法律上有义务提供SPD。与您的人力资源软件合作伙伴和福利经纪人密切合作，以减轻成功向国税局报告的一些负担。这样你也可以避免严厉的处罚。
2.考虑尽早提供新的福利。
一旦你妥善处理了ACA，你的新入职计划还需要解决福利计划的任何潜在变化，以便真正符合员工最想要的。员工会对流行的新选择感兴趣吗？健康储蓄账户（hsa）和消费者导向健康计划（CDHps）都在上升。SHRM 2016年的报告发现，在过去一年中，提供HSA的组织比例从43%增加到50%。
美世公司（Mercer）在2014年对雇主赞助的健康计划进行的全国调查中，对2569名雇主进行了民意调查，结果也得出了一些关键的结论。在拥有500名或以上员工的雇主中，提供CDHps的比例从39%上升到48%。
SHRM的报告还发现，许多被调查的雇主都试图鼓励参与退休计划。五分之一的组织自动招收没有参加退休储蓄计划的在职员工，这给了他们主动退出的选择。
然而，自动注册是让员工参与福利的有效方法。它鼓励他们审视捐款计划，考虑什么最适合他们的需要。
去年有没有类似的计划？如果是的话，员工有多感兴趣？他们倾向于选择什么？利用这些信息预测其他福利的成功，如健康计划。SHRM的研究发现，健康继续受到欢迎——在过去20年中，提供健康资源和信息的员工比例从54%上升到72%。尽管有这种上升趋势，但仍然很难衡量员工想要什么，这就是为什么与他们交谈很重要的原因。
提前计划的最好方法是回顾并确定哪些员工被选中；公司如何为这些选择制定计划并执行公开招聘流程；在未来一段时间内可能会有哪些改进（如果有的话）。
3.在回顾去年的流程时抢先一步。
在花了大量时间回顾去年公开招生的进展情况并确定哪些方面可以改进之后，与福利提供者合作，使今年的公开招生更上一层楼。
与经纪人或高级福利顾问召开公开招募后会议，回顾过去公开招募的进展情况（例如，公司易于使用的公开招募技术）以及本可以做得更好的情况（例如，新的高免赔额计划中没有公司想要的那么多员工）。
浏览一下提供了哪些新的计划和福利，并寻找有助于未来公开注册流程的信息。例如，衡量员工对新福利的参与程度，并将这些福利与上一年的福利进行比较。员工对他们的教育程度如何？在第一份账单之前，对今年和上一年进行成本分析也可能是至关重要的。
最重要的是，从最重要的人那里寻求反馈：你的员工。调查他们的公开注册过程。他们了解所有的选择吗？他们有足够的时间报名吗？
在员工福利之争中，有一半是以一种易于理解和消化的方式来传达服务内容。看看这家公司做得有多好，考虑今年制定计划，修改面向员工的公开招生指南，或者提供更多的在线资源。
与保险经纪人交谈，进一步了解福利待遇。经纪人可以提供指导，帮助找到最适合您的员工和公司的替代计划。
4.尽早与员工沟通。
公司如何确定什么最适合员工？他们和他们交谈。进行一项调查，看看在员工福利方面，员工会在哪里迷路或困惑。询问他们去年的公开招生经历。他们知道自己的选择吗？是什么让参加福利计划变得棘手？
最有可能的是，至少有些混乱。在Aflac的2015年劳动力报告中，5209名受访员工中只有20%表示，他们拥有足够的信息，可以就自己的福利做出明智的决定。当涉及到跨行业的利益信息时，这种脱节并不少见。
事实上，国际雇员福利计划基金会（IFEBp）最近对341名受访者进行的一项调查发现，大多数受访者对自己的福利感到困惑，令人震惊的是，80%的雇主认为自己的员工甚至没有打开或阅读所提供的信息。
企业如何应对这种可能导致糟糕福利选择的流行病？如果员工不知道自己选择的福利是什么，他们将承担后果。例如，他们可能会选择一个HDHp，并对其随后的高免赔额感到震惊——而他们只是需要更多的信息。
立即开始制定战略，让所有员工从公开招聘中获得最大收益，并做出最适合他们需求的决策。利用去年计划评估的信息，确定需要做出哪些改变并确定其优先顺序。例如，制定一个时间框架，并制定一个员工沟通计划，在去年没有那么明确的地方发挥作用。该计划旨在为员工提供正确的工具，使他们能够就自己的福利做出明智的决定。
行动应包括会议、研讨会、网络研讨会和介绍，以吸引和教育员工。请医疗保健专家提供更深入、更透彻的介绍。举办福利展销会和类似活动，让每个人都参与进来。互动式的活动需要人们亲自向专家寻求信息，这可以帮助那些被厚厚的一包纸压得喘不过气来的员工。