对于许多专业人士来说，童年时期想象的怪物现在已经在工作中成为现实，潜伏在他们的收件箱中。
当涉及到客户通信时，基于服务的业务设置中的项目经理经常被蒙在鼓里。同事和客户之间的关键电子邮件是私人的，很难在接到通知后立即检索。商业是一项团队运动，但电子邮件是一个孤立的隐士。
电子邮件自动化技术可以使企业更轻松地自动跟踪客户端电子邮件，因此当出现意外情况时，团队不会感到惊讶。
传统的电子邮件在客户端通信方面会引起问题。电子邮件互动通常发生在一个员工和一个客户之间，团队的其他成员被蒙在鼓里。团队的其他成员很难知道是否解决了客户问题，或者是否已就某个问题或项目与客户联系。
同样，项目经理甚至看不到客户交互的情况，因为传统的电子邮件不是这样设置的。传统的电子邮件只是不允许项目经理跟踪每个团队成员从客户发送或接收的电子邮件。这意味着他们无法维持对他们负责推进的客户工作的控制。
由于电子邮件的效率低下，客户和项目经理在日常活动中处于困境。当然，可以为每条消息发送复本，但是当大多数chat不休只是噪音时，与经理职责无关的电子邮件量将变得势不可挡。
但是，当事情发生时 (也许是因为一个关键客户打电话给一个毛茸茸的问题怪物)，经理就蒙在鼓里。他或她被迫追踪人员和游戏侦探以查找信息 (通常埋在无法触及的收件箱中)。
然而，大多数公司都抵制改变传统的电子邮件流程，拥有太多电子邮件和被蒙在鼓里之间的斗争仍在继续。电子邮件自动化工具可以解决这个问题。
寻找跟踪基于客户或项目的电子邮件的技术，并捕获它们，以便以后在所有团队成员都可以访问的集中位置进行审查。但是，请确保这项技术不仅可以用数十个收件箱代替一个令人生畏的大混乱。
最好的方法是确保该技术然后按客户和项目对电子邮件的雪崩进行分组，以便用户可以在需要时轻松查看正在发生的事情。此外，电子邮件自动化工具可以存储附件，以避免可怕的收件箱搜索附件几天，几周甚至几个月后收到的内容。
当然，如果每个人的收件箱都被完全打开，那将会有更多的问题。有些东西应该放在两个人之间。大多数员工在适当的时候在工作中发送个人电子邮件，虽然这些电子邮件是无害的，但员工可能不希望他们的同事获得访问权限。
同样，有时雇主可能会在内部进行某些对话，或者与客户进行一对一的对话，如果不与整个团队共享这些消息，那么所有各方的情况会更好。
大多数电子邮件自动化工具也可以解决此问题，并且可以发现发件人何时不是客户或同事。最好的工具忽略电子邮件，除非它们来自或来自客户联系人。此外，电子邮件跟踪功能可以在两个同事之间或某些客户 (例如公司会计师) 之间关闭。在这种情况下，该组织希望他 (或她) 的电子邮件不被广泛捕获和共享。
寻找允许将某些联系人保密或隐藏某些联系人之间对话的工具。隐私是电子邮件的重要组成部分，并且可以通过正确的技术保持这种状态。
技术已经走得太远了，企业无法继续忍受传统电子邮件收件箱的低效率。当今的专业服务企业几乎完全通过电子邮件与客户和同事互动，那么为什么人们仍然必须被迫在充满大量电子邮件和丢失附件的鬼屋中搜索呢？
如果有可能保留与电子邮件相关的固有隐私，那么就没有理由仍然害怕工作中潜伏在我们收件箱中的怪物。当企业投资于电子邮件自动化工具时，员工可以将宝贵的时间有效地用于完成被雇用的工作。